Módulo 3. Libro del edificio. Plan de mantenimiento con gestión empresarial

El módulo de gestión empresarial permite la gestión de diferentes edificios o espacios urbanos mediante una base de datos comunes de empresas; también tiene algunas utilidades propias de la gestión de varios edificios o espacios urbanos.

Las principales funciones de este módulo son:

Generar un registro histórico de movimientos donde quedarán reflejadas todas aquellas modificaciones, eliminación o adición de información dentro del plan, pudiéndose introducir un comentario que justifique el motivo del cambio y, si fuera preciso, el nombre de la persona o personas que lo ha realizado.

Determinar, para las operaciones del plan de mantenimiento, los siguientes aspectos: tipo de operación, responsable de la ejecución, categoría del responsable, obligatoriedad, existencia de certificación acreditativa, periodicidad, medición, unidad de medición y coste.

Generar unos calendarios, anuales o plurianuales, donde se puede observar gráficamente la secuencia de los trabajos de mantenimiento a lo largo del tiempo. Dentro de la misma pantalla se pueden introducir modificaciones, tanto en lo concerniente a las periodicidades de las operaciones como en lo relativo a las fechas previstas de realización.

Controlar los diferentes tipos de operaciones de mantenimiento preventivo (obligatorias, certificadas, recomendadas) que se deben efectuar en un edificio, y conocer su estado en cualquier momento, es decir, si se han llevado a cabo en los plazos establecidos, si se han realizado fuera de plazo, si están pendientes de realización, si se han justificado convenientemente, etc.

Generar automáticamente, a partir de la descripción constructiva realizada, pliegos de condiciones técnicas para la contratación y/o ejecución del mantenimiento preventivo de los diferentes subsistemas que constituyen el edificio. En general, los pliegos definen el ámbito de aplicación, la normativa técnica de referencia (ya sea obligatoria o recomendada) y la relación de las operaciones que se deben llevar a cabo de acuerdo con el plan de mantenimiento preventivo, clasificada por el responsable de su ejecución.

Controlar las diferentes operaciones de mantenimiento preventivo y corrector planificadas, así como visualizar si todavía están pendientes o han sido justificadas.

Dar por realizadas las operaciones de mantenimiento preventivo de forma conjunta si éstas están contratadas. Realizar el seguimiento de los contratos (vigentes, fuera de plazo, rescindidos), establecer la previsión de costes, controlar los pagos por empresa, etc.

Introducir modificaciones relativas a las fechas previstas para la realización de las operaciones en cada uno de los edificios gestionados. En edificios existentes, y de acuerdo con las inspecciones efectuadas, se pueden aplicar automáticamente desplazamientos sobre las fechas previstas y controlar su estado.

En cuanto a los contratos de empresas relacionadas con el mantenimiento, se puede disponer de los datos generales de cada una de ellas: si se trata de un contrato para el mantenimiento preventivo, sustitutivo o corrector, qué subsistemas o partes de estos –en el caso del mantenimiento preventivo y sustitutivo– o qué operaciones de mantenimiento corrector se contratan, las fechas de inicio y finalización del contrato, la descripción del contrato y los costes previstos y reales. A medida que se ejecuten las operaciones de mantenimiento, se llevará a cabo un seguimiento de forma que todos los datos queden reflejados en los calendarios (tanto de la realización o justificación de las operaciones como de los pagos efectuados).

Igualmente, se ofrecerán otros datos de las empresas contratadas, como el estado de los contratos (vigentes, prorrogados o rescindidos). Respecto al control de los pagos previstos, la aplicación permite introducir un IPC aplicable para el siguiente año del plan y cerrar los años naturales en los que ya se ha realizado el control de costes previstos y reales.